Verschillende studies schatten dat er tussen de 10 en 17 miljoen bijeenkomsten op een gemiddelde dag in de Verenigde Staten, of meer dan drie miljard vergaderingen per jaar. Een ontmoeting tussen verschillende managers of leidinggevenden kunnen kosten omhoog van $ 1000 per uur in salariskosten alleen.
Al deze bijeenkomsten, en toch managers, supervisors, ingenieurs en werknemers het erover eens dat veel vergaderingen zijn een verspilling van tijd. Heb je wel eens gefrustreerd, krijgen geroepen om vergaderingen die lijken te veel tijd te verliezen bij te wonen? Heb je ooit zou willen dat je er iets aan doen?
Sommige symptomen te zoeken naar:
1. Hebben bepaalde vergaderingen Ramble On, geen duidelijk doel, ontbreekt een agenda, een agenda die niemand volgt?
Goede vergadering praktijk zegt dat een specifieke agenda zal minder tijd verspild in een vergadering. Een poll van 471 het management leiders opgemerkt dat 90 procent van de ondervraagden het falen van de meeste vergaderingen toe te schrijven aan een "gebrek aan geavanceerde planning en organisatie." Niet alleen is een agenda belangrijk, empowerment van mensen om te wijzen bij de vergadering gaat van de agenda kan ook van essentieel belang zijn.
2. Heb je ooit mensen hun eigen ding doen tijdens de vergadering opmerken: sms'en, praten over de telefoon, het reageren op e-mail, de uitoefening van niets gesprekken.
Een manier om dit te voorkomen: vast aantal basisregels voor de vergadering begint. Basisregels zijn de regels en voorschriften mensen het eens over. Kunnen zijn: beperkingen op sms, e-mail en telefoongesprekken, geen off-board gesprekken, enz. Mensen moeten mogelijk worden herinnerd aan de spelregels aan het begin van de vergadering, of tijdens de vergadering van de cursus.
3. Is het gebruikelijk dat mensen niet bereid zijn - zij zijn niet het rapport gelezen, document, spreadsheet dat de vergadering over ging of niet gedaan hebben het onderzoek dat zij beloofd?
Een goed geleide organisatie heeft medewerkers verantwoordelijk voor het doen van hun werk en het houden van hun beloftes. Mensen hebben rollen in een organisatie, en vaak andere mensen vertrouwen op hen om te doen wat ze zeiden of beloofd. Vergaderingen zijn vaak plaatsen waar mensen wordt verwacht dat zij rapporteren over hun werk, informatie te delen, enz. Wanneer de leden niet te doen wat van hen verwacht wordt, ze andere mensen de tijd die kwamen om de vergadering om te leren wat vooruitgang is geboekt verspillen. Houd mensen verantwoordelijk kunnen deel uitmaken van de spelregels zijn.
4. Worden de beslissingen besproken, maar niet besloten? Wanneer beslissingen worden genomen, doen mensen nog steeds om ze te bestrijden, daarna ontkennen ze of slecht-mond hen?
Een goede business proces krijgt essentiële activiteiten gedaan met een minimum aan afval. Een goede vergadering proces vereist beslissingen of vereist dat het onderwerp worden voortgezet tot de volgende vergadering. Indien een beslissing nog steeds niet kan worden gemaakt, kan de beslissing moet naar boven worden geschopt of toegewezen aan een subgroep.
Het tweede probleem is dat als iedereen aan het woord en beslissingen worden genomen, de beslissing moet worden ondersteund door de hele groep, zelfs als het niet eens wat. Speciale uitzondering: wanneer de beslissing is illegaal, immoreel of gevaarlijk.
5. Zijn uw vergaderingen gedomineerd door enkele sprekers (niet per se de leider)? Omgekeerd zijn er kundige mensen die nooit gehoord van?
Faciliteren kan verbeteren van het proces en het resultaat van bijeenkomsten. Volgens een artikel in de herfst 2006 nummer van The Facilitator nieuwsbrief, met behulp van een ervaren facilitator bijeenkomst verhoogt de productiviteit van een project met 25%. Natuurlijk hebben ze misschien een vooroordeel, maar het hebben van iemand met een opleiding in vergadering facilitatie zou waarschijnlijk beter de meeste vergaderingen.
6. Hebben mensen te laat komen, of komen en gaan? Doe vergaderingen beginnen te laat en eindigt laat?
Integriteit - rekening houden met de integriteit van de stalen liggers in een gebouw. Indien een of meer ontbrak, zou het gebouw niet doorzakken of naar beneden vallen? De integriteit van uw werkgroep of team wordt ondermijnd wanneer belangrijke mensen worden vermist, het maakt niet uit of dit is van te laat of vroeg te vertrekken. Ze zou kunnen missen belangrijke mededelingen of verspillen iedereen tijd wanneer ze moeten speciaal worden geactualiseerd.
7. Heb je ooit laat een ontmoeting met een hoofdpijn of overmatig moe? Heeft u meestal laat bepaalde vergaderingen boos, gefrustreerd of depressief?
Is uw stijl te voldoen aan gezond voor je? Ga je binnen en ga zitten met donuts, koffie, frisdrank, broodjes en andere voedingsmiddelen die spike uw bloedsuikerspiegel en dan laten crashen? Zijn vergaderingen langer dan nodig of zijn ze uitgevoerd zonder pauzes? Houdt u het verkeerde type van de vergadering voor een bepaalde tijd van de dag? Denk aan de logistiek van de bijeenkomst om te zien of uw vergaderingen daadwerkelijk helpen of hinderen het werk van de organisatie.
Industry Week magazine schat dat de vergaderingen 37 miljard dollar per jaar te verspillen in de VS alleen. Een deel van dat geld wordt verspild in uw organisatie!
No comments:
Post a Comment